Quelles sont les missions d’un secrétaire administratif ?

secrétaire administratif

Le secrétaire administratif est un professionnel spécialisé dans les tâches bureautiques au niveau du secteur public ou privé. Il dispose généralement d’une capacité organisationnelle, d’adaptation et de gestion des priorités. Le secrétaire administratif est également celui qui a le contact facile. Quelles sont les missions du secrétaire administratif ? Voici un article qui vous renseigne sur les différentes missions de ce professionnel au cœur de l’administration.

Les aptitudes et qualités du secrétaire administratif

Un bon secrétaire administratif est celui qui est doté des meilleures compétences administratives et organisationnelles. En effet, le secrétaire administratif idéal est celui qui a entre autres une maitrise parfaite des divers outils informatiques. Il doit être capable d’assurer une prise de note rapide et avoir une maitrise parfaite des diverses langues professionnelles particulièrement l’anglais et le français.

De même, le secrétaire administratif professionnel est celui qui est capable d’improviser. Il doit également avoir des compétences dans le domaine de la hiérarchisation et du classement des documents administratifs. Si vous avez besoin d’un secrétaire administratif ayant une parfaite organisation dans la gestion des tâches administratives, vous pouvez faire appel à tellmenumbers.be.

Les différentes fonctions du secrétaire administratif

Un secrétaire administratif se reconnait à travers les missions ou les fonctions qui sont les siennes. On peut citer parmi celles-ci la gestion des appels téléphoniques, la réception et la transmission des courriers ou encore l’accueil des visiteurs.

La gestion des appels téléphoniques

La gestion des appels téléphoniques est d’une importance capitale dans le maintien de la relation avec la clientèle. Le secrétaire administratif de par sa qualité du sens de contact, gère efficacement l’accueil téléphonique. Il accueille les différentes requêtes et préoccupations des clients et des investisseurs et procède à leur traitement.

La réception et la transmission des courriers

À travers une organisation logistique rigoureuse, le secrétaire administratif procède à la gestion et à la réception des courriers externes adressés à la structure. De même, le secrétaire assure la rédaction des courriers à l’endroit des clients ou partenaires de l’entreprise. A travers son savoir-faire et ses compétences en matière de rédaction, ce professionnel gère efficacement les envois des e-mails.

En effet, le traitement des courriers nécessite beaucoup de temps et d’organisation. Une mauvaise organisation dans le traitement des courriers peut être à l’origine de pertes et des erreurs dans leur classement. Ainsi, une ampliation de courrier peut représenter une tâche très pénible lors du classement.

Une fois les courriers reçus, le secrétaire administratif procède à leur traitement. De ce fait, il effectue le tri, le classement et l’archivage quotidien de ces courriers.

L’accueil des visiteurs

Le secrétaire administratif accueille les visiteurs ou les clients dans les locaux pendant ses heures de travail. Il les oriente vers les services compétents en tenant compte de leurs requêtes. Grâce à son sens de l’hospitalité et de ses capacités d’accueil, le secrétaire administratif reçoit chaleureusement les clients et les met dans de bonnes conditions.

La préparation des voyages et des déplacements au sein de l’entreprise

En entreprise, le secrétaire administratif est également chargé de l’organisation des différents voyages et déplacements à effectuer par le personnel. Il se charge particulièrement de la coordination des missions du personnel ou des déplacements tant à l’intérieur du pays qu’à l’extérieur.

L’organisation des réunions

Le secrétaire administratif se charge également de l’organisation des séances de travail et des réunions au sein de l’entreprise. Pendant le déroulement de la réunion, il assure également la prise de note des points essentiels abordés et des échanges entre les différents participants. À la fin des séances, il rédige de façon précise et succincte le compte rendu du déroulement de la réunion.